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Wie kann ich meine eigene Zeitplanung optimieren?

Um die eigene Zeit sinnvoll zu planen, muss man sich zuerst der eigenen Arbeitsgewohnheiten bewusstwerden. Ist man ein Frühaufsteher? Braucht man morgens einen Kaffee, bevor man überhaupt ansprechbar, geschweige denn, arbeitsfähig, ist? Oder kann man einfach aus dem Bett steigen und direkt loslegen?

Nur wenn man sich bewusst ist, wie man sich über den Tag verhält und was die eigenen (An-)Gewohnheiten sind, kann man seinen Tag sinnvoll planen. Wer morgens erst richtig wach werden muss, sollte sich keine Meetings auf den Beginn seiner Arbeitszeit legen.


Das Pareto-Prinzip

Bei der tatsächlichen Planung des Tages gibt es verschiedene Dinge zu beachten. So heißt es zum Beispiel nach dem Pareto-Prinzip, dass 80% der Aufgaben in 20% der Zeit erledigt werden – und die restlichen 20% der Aufgaben entsprechend 80% der Zeit in Anspruch nehmen.

Um seine Zeit sinnvoll einzusetzen, muss man sich der zeitraubenden Arbeiten bewusst werden und diese so weit wie möglich reduzieren. Zu Aufgaben, die häufig zu großem Zeitverlust führen, zählen das Suchen nach falsch abgelegten Unterlagen oder nicht notierte Aufgaben, die einen unterbewusst beschäftigen.

Dank Ihres Time/systems sollte es bei Ihnen keine falsch abgelegten Unterlagen mehr geben und mithilfe der vielfältigen Formblätter von Time/system können Sie alle Aufgaben strukturiert und an der richtigen Stelle notieren. So können Sie sich bereits mit wenigen Handgriffen von vielen zeitraubenden Tätigkeiten befreien und halten Ihren Kopf für andere Aufgaben frei.


Die 60-40-Methode

Sie sollten auch darauf achten, nicht mehr als 60% des eigenen Tages zu verplanen – so bleiben noch 20% für ungeplante Verzögerungen, wie z.B. verlängerte Meetings, und 20% für Pausen und Erholung. Die Prozentangaben sind Durschnittwerte nach der 60-40-Methode, die eine Empfehlung für optimale Zeitaufteilung, jedoch keine strikte Vorgabe ist.

Da jede neue Aufgabe Einarbeitungszeit kostet – für Organisation und mentales Umschalten – sollte man ähnliche Aufgaben in einen Block zusammenfassen und am Stück erledigen. So bleibt der Arbeitsfluss erhalten und man kann fokussierter arbeiten.

In Ihrem Time/system gibt es, bei der Planung Ihres Tages, immer eine Spalte, die für Zeitangaben vorgesehen ist. Darin können Sie z.B. die für eine Aufgabe benötigte Zeit schraffieren und so direkt visuell abschätzen, ob die vorgesehene Zeitplanung für Ihren Tag realistisch ist oder nicht.


Der menschliche Faktor

Etwas, das bei der eigenen Zeitplanung gerne übersehen wird, ist der menschliche Faktor. Menschen sind nicht perfekt und selbst die beste Planung bringt einen nicht voran, wenn man sich zu leicht ablenken lässt – z.B. durch Lärm und unerwartete Besuche – oder dazu neigt, Aufgaben aufzuschieben statt sie zu erledigen.

Um dem entgegenzuwirken hilft nur, sich diese Faktoren bewusst zu machen und zu lernen, diszipliniert damit umzugehen.

Denn: Nur wer sich selbst kennt, kann seine Energien optimal nutzen!


Gibt es noch weitere Hinweise, die man beachten kann?

Natürlich gibt es noch deutlich mehr, was man bei der Optimierung von Zeitplanung beachten sollte. Als wichtigster Punkt ist hier das Eisenhower-Prinzip zu nennen:
Laut Eisenhower soll man Aufgaben mit Prioritäten versehen, damit man die wichtigen und zeitkritischen Dinge möglichst schnell erledigt und sich nicht in weniger wichtigen Aufgaben verliert.

Am weitesten verbreitet ist dabei die Zuordnung der Prioritäten A bis C:

  • Eine A-Priorität sollte sofort und von einem selbst erledigt werden.
  • Eine B-Priorität ist sehr wichtig, aber weniger dringend. B-Aufgaben sollten selbst erledigt werden, können aber auch auf Wiedervorlage zu einem späteren Zeitpunkt genommen werden.
  • Eine C-Priorität ist wichtig, aber nicht entscheidend für die eigenen Aufgaben und sollte delegiert werden.

Kann einer Aufgabe keine dieser Prioritäten gegeben werden, dann gehört sie in den Mülleimer.

In Ihrem Time/system gibt es auf den Aktivitätenplänen bereits eine Spalte, in der Sie Prioritäten angeben können – beim A5-System sind die Prioritäten sogar in drei Spalten aufgeteilt. So können Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben welche Priorität haben und Ihre Zeit entsprechend planen.

Tipp: Man sagt, dass ein guter Manager nur B-Aufgaben macht, da er die Aufgaben erledigt bevor sie zu A-Aufgaben werden und den Rest delegiert.


Energiekurve und Sägezahn-Effekt

Zum bereits erwähnten menschlichen Faktor gehören noch mehr Bereiche, die unser Arbeitsverhalten beeinflussen – z.B. die Energiekurve, die der Darstellung von Effizienz und Konzentration im Laufe eines Tages dient.

Jeder Mensch hat eine individuelle Energiekurve und an verschiedenen Zeitpunkten über den Tag verteilt Energie-Hoch- und -Tiefpunkte. Wenn man sich die eigene Energiekurve bewusst macht, kann man gezielt wichtige Aufgaben in Phasen mit hoher Konzentration und Effizienz legen und weniger wichtige in die Tiefs. So kommt man mit den wichtigen Aufgaben deutlich schneller voran und macht weniger Fehler.

Zusammen mit der Energiekurve sollte auch kurz der Sägezahn-Effekt angesprochen werden. Dieser besagt, dass man, wenn man in Phasen höchster Konzentration aus seiner Arbeit herausgerissen wird, nicht mehr zur Konzentration zurückfindet, die man davor hatte.

Daher lohnt es sich, für die Effizienzhochs unterbrechungsfreie Arbeitszeiten für sich selbst einzuführen, in denen das Telefon auf stumm geschaltet und den Kollegen das Unterbrechen untersagt wird.


Ein Geheimtipp unter Zeitplanern und etwas, das viele völlig außer Acht lassen ist, dass Arbeitsroutine geplant werden kann. Der Trick ist, Routineaufgaben ebenfalls Zeiten zuzuweisen, so wie man das bei Terminen und wichtigen Aufgaben macht, und diese Zeiten sinnvoll in seinen Tag einzubauen.

Kommt eine neue Aufgabe hinzu, wird auch diese systematisch eingeplant und bekommt Zeit zugewiesen. Natürlich geht das Einfügen einer neuen Aufgabe in die Tagesroutine nicht von heute auf morgen – im Schnitt dauert es ca. 3 Wochen, bis die Integration leichter fällt und erst nach 9 Wochen gilt eine Aufgabe als vollständig in den Tagesablauf integriert.

Dabei sollte man beachten, dass man nicht zu viele neue Aufgaben auf einmal einführt. Stattdessen sollte man sich auf eine Aufgabe oder Änderung an der Routine fokussieren und erst dann zur nächsten weitergehen, wenn man selbst mit dem Ergebnis zufrieden ist.


Zum Abschluss noch ein letzter Tipp zum Optimieren von Zeitplanung:
Ergebnisse und das eigene Vorgehen sollten regelmäßig und kritisch-konstruktiv überprüft werden. Das bezeichnet man als Manöverkritik. Dabei sollte man sich selbst fragen:

Waren die Ergebnisse zufriedenstellend?
Wurde erreicht, was erreicht werden sollte?
In welcher Zeit wurden die Ergebnisse erreicht?
Wie viele Aufgaben mit A- und wie viele mit C-Priorität gab es?

Aus den Analyseergebnissen dieser Fragen kann man schließlich Lerneffekte ableiten, um in Zukunft besser zu planen.
Das muss nicht heißen, dass die bisherige Planung schlecht war. Man muss nur die Punkte sehen, die sich noch verbessern lassen und darauf hinarbeiten, diese umzusetzen.

Hierbei gilt: Nur wer Fehler als Chance zum Lernen begreift wird sich langfristig bessern.