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Eine Einführung in den Compact Jahresinhalt von Time/system

(Die nachfolgenden Informationen sind im Speziellen auf den CMP Jahresinhalt Tag oder Woche von Time/system ausgerichtet. Informationen bezüglich der Time/system Jahresinhalte in A5 finden Sie in dieser Anleitung.)

Der Time/system Jahresinhalt ist nach einem strukturierten, seit vielen Jahren bewährten System aufgebaut. Der Inhalt kann in vier verschiedene Blöcke aufgeteilt werden:

  1. die jahresabhängigen Formblätter, wie Monatspläne (X54308) und die Jahres-Übersicht (X54306)
  2. der Tagesplan (X35112) bzw. Wochenplan (X35111), der das Kernstück Ihrer jährlichen Planung ist
  3. jahresunabhängige Formblätter, z.B. für Notizen (54414) oder Kariertes Papier (44564)
  4. Einlagen mit internationalen Informationen, darunter Währungstabellen und Länder-Telefonvorwahlen


Diese Blöcke werden in Ihrem Zeitplaner mit dem Hauptregister EN (44083) und der darin integrierten DataBank sauber voneinander getrennt, um eine bessere Übersicht zu erhalten.

Nur wer seine Planung sorgfältig führt erzielt auch einen deutlich erkennbaren Mehrgewinn mit seinem Time/system.


Das Hauptregister: Alles auf einen Blick

Das Hauptregister EN (44083) ist in drei verschiedene Teilbereiche getrennt, die thematisch übergreifend mit denselben Farben gekennzeichnet sind.

Die anthrazitfarbenen Register werden für zeitbezogene Einlagen verwendet. Die roten Register beinhalten die DataBank und darin Aktivitäten-bezogene Blätter. Die hellgrauen Register sind der Bereich, in dem allgemeine Informationen zu Beruf und Privatem gesammelt werden.

Die zeitbezogenen Register sind in zwei Teilbereiche getrennt. Im Register Übersicht werden Formblätter für mittelfristige bis langfristige Planung eingeheftet, also die Jahres-Übersicht (X54306), der Jahres-Projektplaner (X54307) sowie Monatspläne (X54308).

Die Jahres-Übersicht (X54306) und der Jahres-Projektplaner (X54307) sind immer schon für die nächsten ein bis zwei Jahre verfügbar, von den mittelfristigen Planungsformblättern heften Sie jeweils die kommenden 2-4 Monate ab, je nachdem, wie viel Sie im Voraus planen möchte. Die Formblätter des aktuellen Monats werden im nächsten Register, zusammen mit dem Jahresinhalt, eingeheftet.

Der Jahresinhalt selbst wird ins Register Tag/Woche eingeheftet – nutzen Sie die Tagesplanung (X35112), so sollten Sie optimalerweise nur die nächsten 31 Tage bzw. den aktuelle Monat einheften, bei der Wochenplan (X35111) maximal 26 Wochen. Vorne, vor dem ersten eingehefteten Tag, werden zuoberst der Monatsplan (X54308) des aktuellen Monats eingeheftet.

Die DataBank ist eines der wichtigsten Arbeitswerkzeuge Ihres Zeitplaners, auf deren genaue Anwendung wir später eingehen werden. In die DataBank kommen alle Informationen, Notizen und Unterlagen, die in irgendeiner Form projekt- oder aufgabenbereichsrelevant sind.

Dazu zählen die Formblätter Meetings (54405), Ziele (54401) und Projekte (54407) sowie zeitunabhängige Aktivitäten-Checklisten (54403). Oft reichen pro Aufgabenbereich 2-4 Stück der jeweiligen Formblätter, dabei sollten Sie sich jedoch an Ihrem eigenen Bedarf orientieren. Die Aktivitäten-Checklisten (54403) werden dabei jeweils einem Ziel oder Projekt zugeordnet.

Vor das durchnummerierte DataBank Index-Register kommt zur Beschriftung der einzelnen Registereinheiten ein Formblatt Index (44837).

Im Bereich Notizen, markiert mit dem kleinen Bleistift, heften Sie kariertes Papier (44564), liniertes Papier (44566) und Formblätter für Notizen (54414) ab. Auch hier sollten Sie sich an Ihrem eigenen Bedarf orientieren – füllen Sie Ihr Time/system daher nicht mit Unterlagen oder Formblättern auf, die Sie nicht benötigen. Unnötiger Ballast lässt Sie Ihren Zeitplaner nur schwerer handhaben, ohne Ihnen einen Mehrwert zu bringen.

In Ihrem Time/system Jahresinhalt werden auch immer einige Blätter mit Berechnungstabellen, Messeterminen etc. mitgeliefert. Diese Blätter werden im Register Info und Kontakte abgelegt, das durch die E-Mail-, Telefonhörer- und Info-Symbole gekennzeichnet ist.

In diesem Register legen Sie Ihr gesamtes Telefon- und Adressverzeichnis ab. Hier wird das Telefon-/Adressregister (16077) als alphabetisches Register eingesetzt, jede Einheit sollte dabei mit 1-2 Formblättern Telefon-/Adressen (54221) ausgestattet werden. Auch Visitenkarten können hier mit der Time/system Klarsichthülle für Visitenkarten (44639) abgelegt werden.

Es lohnt sich, zur ersten Einrichtung Ihres Time/systems das komplette Register auszufüllen, mit allen Nummern und Kontakten, die Sie bei sich finden können – egal ob als Post-It am Geschäftscomputer oder auf einem Notizzettel am privaten Telefon. Das kann eine mühselige Arbeit sein, doch ein gut gepflegtes Adressregister (16077) können Sie über viele Jahre hinweg nutzen und aktualisieren.

Sollten Sie Ihre Kontakte lieber virtuell pflegen, so lohnt es sich dennoch, die wichtigsten Personen auch hier abzulegen, falls Sie unterwegs keinen Zugriff auf Ihre virtuell gepflegten Kontakte haben sollten.

Wie Sie sehen, hat jedes Formblatt von Time/system seinen angestammten und sinnvoll durchdachten Platz, der es Ihnen einfach macht, Ihre Informationen zu ordnen und bestens zu strukturieren – Time/system ist nicht umsonst der führende Hersteller für Zeitplaner in Europa!


Welche Informationen schreibe ich in Aktivitäten-Checklisten (54403) und Monatsplan (X54308)?

Die Aktivitäten-Checklisten (54403) in der DataBank ist Ihr gedanklicher Notizzettel für alle anstehenden Aufgaben und geplanten Aktivitäten. Sobald Sie zu etwas eine Zusage machen, ob per E-Mail, am Telefon oder zwischen Tür und Angel, wird diese Zusage als Aktivität auf dem entsprechenden Bogen notiert – ist es eine projekt- oder zielbezogene Aktivität, kommt die Information auf die dazugehörige Aktivitäten-Checklisten (54403).

Die Aktivitäten-Formblätter sind somit Ihr Post-It-Ersatz, der Sie alle Informationen ganz einfach zentralisiert sammeln lässt.

In die Spalte Aktivität schreiben Sie die Aufgabe selbst nieder, am besten mit der Dauer, die sie voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. So kann man die Aktivität zur Fälligkeit besser in den Tagesablauf einplanen. Unter Beginn wird festgehalten, wann die Aufgabe gestartet werden soll und bei Fertig halten Sie das geplante Enddatum fest.

Die erste, grau ausgefüllte Spalte mit dem Ziffernblock wird für die Priorisierung der Aufgaben verwendet. 1 ist dabei maximale (= A-) Priorität, 3 minimale (= C-) Priorität. Unter OK können Sie die bereits abgeschlossenen Aufgaben einfach abhaken.

Schreiben Sie in der Spalte Wer immer dazu, welche Person die Aufgabe übernimmt, auch wenn Sie selbst sich der Aufgabe annehmen. Hier hat sich bewährt, Mitarbeiterkürzel einzusetzen, da diese Ihnen schneller einen Überblick verschaffen als voll ausgeschriebene Namen und außerdem weniger Platz brauchen.

Die Monatspläne (X54308) sind Ihre Übersicht über Termine jeglicher Art. Genau wie bei den Aktivitäten sollten Sie auch hier jeden Termin sofort nach Zusage notieren, damit Sie ihn nicht vergessen oder verlegen.

Wenn Sie sich das Formblatt genauer anschauen, werden Sie erkennen, dass es über der Tagesübersicht eine Leiste mit Uhrzeiten gibt. Diese roten Uhrzeitangaben decken den regulären Arbeitstagbereich ab, so können Sie Termine sofort beim richtigen Tag zur richtigen Uhrzeit notieren.

Manche unserer Kunden verzichten auch gänzlich auf die Nutzung der Monatspläne (X54308) und setzen stattdessen den bekannten Time/system Taschenkalender (X33596) ein. Dieser bietet zudem den Vorteil, dass Sie, wenn Sie Ihren Zeitplaner einmal nicht mitnehmen, einfach nur den Taschenkalender (X33596) einstecken können und Ihre Terminplanung dennoch bei sich haben.


Und wie führe ich die Wochen- bzw. Tagespläne?

Die Time/system CMP Tagesplanung (X35112) bzw. CMP Wochenplanung (X35111) – das Kernstück Ihrer jährlichen Planung – kann, genau wie die Formblätter, nach individuellen Vorlieben geführt werden.

Als Best Practice von Time/system gelten folgende Vorgehensweise:

Zu Anfang eines Monats werden die Blätter dieses Monats aus der Aufbewahrungsbox genommen und in Ihren Zeitplaner eingeheftet. Um das nicht zu vergessen machen Sie sich am besten direkt eine Aufgabe in Ihre Monatspläne (X54308) und setzen den Beginn auf zwei bis drei Tage vor Monatsende

Die Blätter des nun abgelaufenen Monats werden, eingeschlagen in Monatspläne (X54308), herausgenommen. Alle Aufgaben und Termine, die in diesem Monat anstanden aber nicht erledigt wurden, werden nun auf die neuen Pläne geschrieben und die vergangenen Blätter archiviert.

Vielleicht wundern Sie sich, dass wir bisher nichts über das Beschreiben der CMP Tagesplanung (X35112) gesagt haben – das hat einen einfachen Grund: Die CMP Tagesplanung (X35112) wird in der Langzeitplanung nicht beschrieben.

Wenn Sie Ihren Time/system Zeitplaner führen wie von Time/system empfohlen, dann haben Sie alle Aufgaben und Termine auf Ihren Monatspläne (X54308) stehen. Da sich Termine im Nachhinein noch ändern können, sollte man die Übersicht darüber nur auf den Monatspläne (X54308) belassen.

Die CMP Tagesplanung (X35112) sollten Sie erst am Abend vor dem entsprechenden Tag ausfüllen. Dabei übertragen Sie vom aktuellen Tag die Termine und Aufgaben, die Sie nicht erledigen konnten und von Monatspläne (X54308) bzw. Aktivitäten-Checklisten (54403) die Aufgaben, die für den kommenden Tag anstehen.

Diese Tätigkeit nimmt in der Regel nur ca. 3-5 Minuten in Anspruch und gibt Ihnen das Gefühl, sicher und gut vorbereitet in den neuen Tag starten zu können.

Die Blätter der CMP Tagesplanung (X35112) sind folgendermaßen aufgebaut:

In der Spalte Termine werden die Termine von den Monatspläne (X54308) für den Tag notiert. In der grau umrandeten Spalte zwischen Termine und Uhrzeit wird der Zeitraum schraffiert, der für einen Termin vorgesehen ist. Dabei sollten Sie beachten, dass Sie nicht mehr als 60% Ihres Tages verplanen (60-40-Regel).

Bei den Aufgaben werden die Aufgaben von der Aktivitäten-Checklisten (54403) übertragen. Hier schreiben Sie wieder Prioritäten und Zeiten dazu, nach Abschluss jeder Aufgabe sollte diese im dafür vorgesehenen Feld abgehakt werden.

Heute wichtig dient der Formulierung eines einzelnen Tagesziels. Das ist die zentral angestrebte Aktivität und sollte die Aufgabe mit der höchsten Priorität des Tages sein.

Die Rückseite der CMP Tagesplanung (X35112) bietet Platz für Notizen, die Sie z.B. während eines Telefongesprächs aufnehmen, sowie für spätere Termine, falls Ihr Zeitplan über einen regulären Büroarbeitstag hinausgeht.

Die Blätter der CMP Wochenplanung (X35111) sind folgendermaßen aufgebaut:
Im Bereich Termine werden die Termine von den Monatspläne (X54308) für den Tag notiert. In der Spalte mit dem Uhrsymbol wird die Uhrzeit notiert, zu der der Termin stattfinden soll.

Auf der Rückseite der Wochenplanung finden Sie die Aufgaben/Kontakte, wo Sie die Aufgaben der Aktivitäten-Checklisten (54403) sowie wichtige Ansprechpartner des Tages notieren. Hier schreiben Sie in die Spalte mit dem Ziffernblock wieder die Prioritäten, nach Abschluss jeder Aufgabe sollte diese im Feld OK abgehakt werden.

Es empfiehlt sich, die gesamte Planung – auch auf Monatsplänen (X54308) – mit Bleistift vorzunehmen. So können Sie bei Terminänderungen Ihre Planung deutlich eleganter und einfacher korrigieren.


Wofür verwende ich eigentlich die DataBank?

Die DataBank wird – unter richtiger Anwendung – wahrscheinlich schnell zu Ihrem Lieblingsbereich innerhalb Ihres Zeitplaners. Es ist eine allgemeine Ideensammlung und das von Time/system speziell entwickelte Kreativitätswerkzeug, mit der Sie Pausenzeiten füllen und parallel dazu Ordnung in Ihre Unterlagen bringen können.

Beim Hauptregister für Compact-Jahresinhalte ist die vollständige DataBank bereits integriert, inklusive der 8 durchnummerierten Unterregistern. Die DataBank-Register sind nicht außerhalb des Hauptregisters erhältlich.

Damit Sie Ihre DataBank-Register sinnvoll beschriften können, gibt es den achtteiligen DataBank-Index (44837), der zwischen dem Register DataBank und den acht Unterregistern eingeheftet wird.

Der Hintergedanke von Time/system bei der Entwicklung der DataBank war es, einen zentralen Speicher mit allen relevanten Informationen zu Zielen (54401), Projekten (54407) und Aufgaben stets gesammelt verfügbar und griffbereit zu haben, denn für eine strukturierte Unterlagenführung ist es wichtig, dass zusammenhängende Unterlagen auch zusammen dargestellt werden.

Zum Wahren der Übersichtlichkeit wird am Anfang ein Formblatt DataBank-Index (44837) eingeheftet, auf das Sie Ihre wichtigen Arbeitsbereiche notieren – jeder Arbeitsbereich bekommt dabei ein Register zugewiesen, am besten sollte auch ein Register für private Informationen und eines für eine persönliche, unabhängige Ideensammlung reserviert werden – nutzen Sie dafür die hintersten Register, sodass berufliche Informationen in den vorderen Registern und private Informationen in den hinteren Registern abgelegt werden.

Es müssen nicht alle 8 DataBank-Register von Anfang an beschriftet sein, oft werden relevante Arbeitsbereiche erst im Nachhinein klar oder es kommen im Laufe der Zeit weitere Bereiche hinzu, die ein eigenes Register verdienen. Für den Anfang sind drei bis vier beschriftete Register oft ausreichend.

Der große Vorteil, den die Time/system DataBank Ihnen bietet, wenn Sie Ihren Zeitplaner immer mit sich führen:

Bei Wartezeiten – z.B. am Bahnhof, Flughafen oder beim Arzt – können Sie nun einfach an Ihrer DataBank weiterarbeiten, darin Meetings vorbereiten oder Ihre Notizen (54414) zu einem Projekt durchgehen und relevante Punkte dazuschreiben. Denn die besten Ideen kommen einem nicht am Arbeitsplatz, sondern dann, wenn man sie am wenigsten erwartet – und damit man sie nicht wieder vergisst, führt man die DataBank immer mit sich.

So können Sie Themen, die Sie unterbewusst beschäftigen, einfach zu Papier bringen und damit aus dem Weg schaffen, bis sie relevant werden – und erlauben sich so selbst konzentrierteres, ablenkungsfreieres Arbeiten.

Probieren Sie Ihre DataBank selbst aus! Sie ist der persönlichste Teil Ihres Time/systems und wird komplett individuell geführt. Sie vereint alle Informationen, die Sie für Ihre Projekte (54407) und Ziele (54401) benötigen und bietet Ihnen schnell und geordnet Zugriff darauf – und befreit Sie zeitgleich von unnötigem Ballast.

Time/system hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihnen so viel persönliche Freiheit wie nur möglich bei maximalem Planungserfolg zu geben – nutzen Sie diese Vorteile und lernen Sie, sie richtig einzusetzen.


Was gibt es sonst noch für nützliche Formblätter?

Time/system bietet eine Vielzahl an Formblättern für die unterschiedlichsten Verwendungszwecke an. Welche Formblätter davon für Sie interessant sind, das müssen Sie für sich selbst entscheiden.

Die gängigsten Formblätter sind, wie oben schon erwähnt, die Aktivitäten-Checklisten (54403), Formblätter Liniertes Papier (44566), Kariertes Papier (44564) und Notizen (54414) sowie Telefon-/Adressblätter (54221).

Wenn Sie die DataBank sinnvoll nutzen möchten, lohnen sich das Formblatt DataBank-Index (44837) sowie die Formblätter für Ziele (54401), Meetings (54405) und Projekte (54407).

Einige dieser Formblätter sind sowohl in der Compact Wochenplanung (X35111), als auch in der Compact Tagesplanung (X35112) nativ vorhanden.

Sie möchten bei Ihrer CMP Wochenplanung (X35111) einige Tage ausführlicher planen? Dafür bietet Time/system undatierte Tagespläne (54484), die Ihnen genau diese Freiheit und Individualität in Ihrer Planung erlauben – und von denen einige Exemplare bereits in Ihrem Jahresinhalt enthalten sind.

Sie haben noch immer nicht gefunden, was Ihrem Planungsbedürfnis entspricht? Wenn Sie bereits eine Vorlage haben, dann können Sie diese einfach auf unser Blanko-Papier in Compact (18983) mit der Time/system-Lochung drucken – oder Sie wenden sich einfach an uns und wir helfen Ihnen weiter.

Unser Tipp: Damit Sie alles für unterwegs dabei haben, empfehlen wir Ihnen die passenden Ringbücher mit einer Ringmechanik von 20 oder 25 mm Durchmesser – je nachdem wie viel Sie an Platz benötigen.