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Wie benutze ich mein Time/system richtig?

Eine Einführung in strukturierte Zeitplanung mit den Jahresinhalten von Time/system

Warum sollte ich Time/system benutzen?

Time/system ist ein perfekt durchdachtes und bewährtes System für optimierte Zeitplanung. Seit über dreißig Jahren ist es bereits auf dem Markt und hat sich in dieser Zeit immer weiter verbessert und die eigenen Inhalte den Bedürfnissen seiner Nutzer angepasst.

Aus diesem Grund steht der Name Time/system synonym für Selbstmanagement, effiziente Zielsetzung und planvolles Handeln. Aus dem Arbeitstag vieler Manager und Geschäftsführer sind die Time/system-Zeitplaner nicht mehr wegzudenken.


Was bedeutet "optimierte Zeitplanung"

„Optimierte Zeitplanung“ heißt, dass man die eigenen Aufgaben und Aktivitäten durch vorausschauendes Denken und geschicktes Einsetzen von Ressourcen – darunter auch die eigene Zeit – mit weniger Aufwand in einem kürzeren Zeitraum erledigen kann und dabei die Qualität der Ergebnisse noch verbessert.

Denn, wie schon der amerikanische Unternehmensberater Peter F. Drucker richtig feststellte:
"Es ist nicht ausreichend, die Dinge richtig zu tun. Es ist ebenso entscheidend, die richtigen Dinge zu tun - und diese zur richtigen Zeit!"


Wie lässt sich Zeitplanung optimieren?

Um Zeitplanung zu optimieren gibt es viele richtige Wege. Einige Prinzipien und Vorgehensweisen haben sich im Laufe der Zeit als besonders effizient erwiesen und dienen als Grundlage für die Struktur der Time/system-Zeitplaner.

Sie interessieren sich für diese Möglichkeiten und möchten sich genauer darüber informieren, wie Ihr Time/system Ihre Zeitplanung damit verbessern kann?
Auf dieser Seite haben wir alle relevanten Informationen für Sie zusammengestellt:
Wie kann ich meine eigene Zeitplanung optimieren?

Wie man Ziele erfolgreich formuliert: Die SMART-Methode

Wichtig für das erfolgreiche Optimieren von Vorgehensweisen ist das klare und genaue Definieren der eigenen Ziele. Es reicht nicht zu sagen: „Wir müssen besser werden“ oder „Wir müssen schneller werden“. Man muss auch direkt Lösungsansätze und Maßstäbe dafür nennen.

Um die eigenen Ziele mit Time/system optimal zu formulieren gibt es das eigens dafür entwickelte Formblatt „Ziele“ in A5 (57196) und Compact (54401), auf dem Sie alle wichtigen Punkte nach der SMART-Methode festlegen und weitere interessante Optionen für die Zielsetzung und -durchführung finden können.

Ein Ziel fängt meist mit einem Wunsch an, den man sich bewusstmacht und für dessen Umsetzung anschließend ein Zeitlimit gesetzt wird.
Um die so festgestellten Ziele auch noch erfolgreich zu formulieren, gibt es die SMART-Methode.

SMART steht für Spezifisch, Messbar, Anspruchsvoll, Realistisch und Terminiert, oder, wenn man es ausführlicher betrachten möchte:

SMART =
Spezifisch: Ziele müssen deutlich und präzise formulierte werden, um Missverständnisse vorzubeugen.
Wir wollen unseren Umsatz steigern wird dadurch zu Wir wollen unseren Umsatz im deutschen Markt bei dieser Produktreihe steigern.

Messbar: Um bei einem Ziel den Erfolg herausfinden zu können, muss dieser qualitativ und quantitativ messbar sein.
So wird aus Wir wollen unseren Umsatz im deutschen Markt bei dieser Produktreihe steigern, dem bereits spezifizierten Ziel, Wir wollen unseren Umsatz im deutschen Markt bei dieser Produktreihe um 10% steigern.

Anspruchsvoll: Damit Ziele zu Höchstleistungen anspornen, sollten sie nicht zu einfach zu erreichen sein, sondern anspruchsvoller. Man muss sich nun also fragen, ob die unter „Messbar“ angegebenen Ziele leicht zu erreichen sind oder tatsächlich eine Herausforderung darstellen können.

Realistisch: So sinnvoll anspruchsvolle Ziele auch sind, so wichtig ist es doch auch, dass die Ziele trotz dieses Anspruchs realisierbar bleiben und zur eigenen Zeitplanung passen – wenn Ziele zu aufwendig oder unerreichbar werden, dann demotiviert das die beteiligten Personen. Und fehlende Motivation kann zum Scheitern eines Projektes führen.

Terminiert: Wie schon erwähnt ist es wichtig, dass man dem Ziel ein Zeitlimit gibt, damit man einen Termin hat, auf den man hinarbeiten kann. Noch dazu sollte man dem Ziel vorab verschiedene Etappen zuweisen, damit man die Zwischenerfolge und das Vorankommen analysieren kann.

Ein gut formuliertes Ziel wäre, um wieder auf das obige Beispiel zurückzukommen:
Wir wollen unseren Umsatz im deutschen Markt bei dieser Produktreihe im nächsten halben Jahr um 10% steigern


Wie wird ein Zeitplaner mit Jahresinhalt aufgebaut?

Ein Time/system Zeitplaner besteht in der Minimalfassung aus mindestens drei Teilen: dem Ringbuch, in dem Ihre Einlagen abgeheftet werden, ein Hauptregister, das die Einlagen übersichtlich aufteilt, und der Jahresinhalt, in den Sie Ihre Notizen und Termine eintragen.

Da die Funktionen zwischen den verschiedenen Größen von Time/system nicht vollständig identisch sind, bieten wir sowohl für Compact Zeitplaner als auch für Time/system Jahresinhalte A5 eine Einführung in die Funktionen und den Aufbau des Systems an.

Eine Einführung in den A5 Jahresinhalt von Time/system

Das A5 Business Format von Time/system ist der Klassiker unter den Zeitplanern und wird selbst den höchsten Ansprüchen gerecht. Dank aufeinander aufbauender Formblätter und perfekt durchdachter Planungsstruktur behalten Sie den vollständigen Überblick über Ihre Aufgaben, Pläne und Ideen im Beruflichen wie im Privaten.

Zur Anleitung

Eine Einführung in den Compact Jahresinhalt von Time/system

Das Compact Format von Time/system bietet die bewährte Planungsstruktur von Time/system in kompakterer Form. Der Aufbau entspricht zu großen Teilen der klassischen A5 Business Zeitplanung, mit geringen, formatbedingten Abweichungen. Dank der geringen Größe ist er Ihr souveräner Begleiter, wenn das A5 Business Format Ihren Platzvorstellungen nicht gerecht wird.

Zur Anleitung

 

Unsere Tipps zum Führen eines Time/systems

Nun haben Sie hoffentlich einen guten Einblick in den Aufbau Ihres Time/systems erhalten und den ein oder anderen Input, wie Sie Ihre eigene Planung noch weiter optimieren können.

Über die Jahre hinweg haben wir einige Tipps von anderen Time/system Nutzern erhalten, die wir gerne mit Ihnen teilen würden:

Priorisierung mit der Aktivitäten-Checkliste und dem Aktivitäten-Plan

Bei den Aktivitäten-Listen haben Sie, wie oben bereits erläutert, die Möglichkeit, den Aufgaben Prioritäten zu geben. Einer unserer Kunden teilte uns mit, dass er statt der Zahlen lieber die Buchstaben bei der Priorität angibt – der Unterschied zwischen den drei Buchstaben mitsamt deren Wertung ist deutlicher als bei den Zahlen.
Ist eine Aufgabe abgeschlossen, haken viele unserer Kunden diese nicht einfach ab, sondern streichen sie direkt durch – das gibt ein größeres Gefühl der Befriedigung, da man so mit der Aufgabe auch visuell anders abschließt.

Mentales Vorbereiten auf Besprechungen

Hier ist ein Tipp, der sich stark mit der DataBank und dabei insbesondere mit dem Meeting-Register auseinandersetzt:
Studien besagen, dass Menschen nur ca. 1% der Rechenleistung ihres Gehirns aktiv nutzen. Unterbewusst ist das Gehirn jedoch mit vielen Dingen beschäftigt. Diese unterbewusste Beschäftigung kann man zur Vorbereitung von Besprechungen nutzen, schon lange bevor diese tatsächlich anstehen.

Sie kennen das sicher auch, dass Sie wissen, dass in einigen Wochen ein wichtiger Termin ansteht, aber wirklich vorbereiten tun Sie sich erst kurz davor, damit alles noch im Kopf ist. Unterbewusst arbeitet Ihr Gehirn jedoch schon davor an dieser Besprechung – und das können Sie nutzen, ohne dass es Ihre Arbeitseffizient beeinflusst.

Wenn Sie, wann immer Ihnen zu einem bevorstehenden Meeting ein Punkt, den Sie ansprechen möchten, einfällt, so können Sie diesen direkt in Ihrer DataBank vermerken – so bereiten Sie sich bereits langsam auf das Meeting vor und denken an deutlich mehr (durchaus wichtige) Kleinigkeiten ohne sich darauf konzentrieren zu müssen.

Wenn sich das Meeting dann nähert, sind Sie entspannter, da Sie schon Wochen vorher angefangen haben, sich darauf vorzubereiten. Und das alles nur mit Ihrem Unterbewusstsein.


Weitere Tipps zum Führen Ihres Time/systems erhalten Sie auch in unserem Newsletter, über den Sie auch über aktuelle Aktionen und spezielle Vergünstigungen informiert werden. Die Anmeldung dazu finden Sie hier: Time/system Newsletter Quantis

Ihre Zeitplaner-Experten vom Quantis-Team